Gestion du courrier : apprenez à dompter la paperasse

Gestion du courrier : apprenez à dompter la paperasse

Vous croulez chaque jour sous le courrier dont il semblerait qu’il se dédouble, se multiplie, s’entasse, envahissant notre espace de travail, Qu’il soit électronique ou papier, le courrier doit être géré de façon extrêmement rigoureuse.

Dépouillement du courrier, recherche des adresses pour mailing, vérification des coordonnées, mise sous pli, nettoyage de la boîte mail : élimination des spams, classements dans les dossiers dédiés : la gestion du courrier peut être une véritable galère.
Il suffit de compter le nombre de mails envoyés et reçus par jour, dans une entreprise pour réaliser l’importance de ce flux d’informations. « Malheureusement, constate le site http://www.portail-entreprises-idf.fr, il n’est jamais simple de parler d’optimisation de gestion de courrier, la réflexion s’arrêtant souvent à une simple numérisation des courriers importants, ou impression de certains e-mails. »

Comment se sortir de la galère du traitement des mille et un courriers ?

Le blog tilekol.org se base sur quatre concepts ; le contexte, le rangement, le classement et l’archivage pour dessiner une méthode simple et efficace. Il faut également comprendre que le classement s’applique à la fois aux documents réels et aux documents virtuels. Il s’agit de traiter l’information qu’ils contiennent, le fait qu’ils soient en papier ou affichés à l’écran, c’est pratiquement la même chose.
Voici ensuite de précieux principes énoncés par le blog sorganiser-facile.com :
Quand je garde un papier, je sais pourquoi je le garde. Ce n’est pas une solution par défaut, parce que je n’aurais pas osé le jeter ou parce que je n’aurais pas encore décidé quoi en faire. Chaque papier a un emplacement possible et un seul.
Pas de rubrique « divers », « je ne sais pas », « autres », « je verrai plus tard (sans savoir quand arrivera ce « plus tard »)
Chaque chemise cartonnée doit avoir un nom. Je ne me fie pas uniquement à sa couleur.
Le nom de la chemise correspond exactement à ce qu’elle contient. Je n’hésite pas à bien préciser le titre. On n’est pas limité en nombre de caractères.
Si j’ai suffisamment de chemises d’une même catégorie, je les place dans un porte-revue avec une étiquette qui reprend le titre des chemises.

L’astuce: il s’agit de prendre des décisions, le plus vite possible dès réception du document. Difficile? Dans 99 % des cas, vous savez quoi faire avec ce papier ; attendre quelques heures ou quelques jours de plus n’y changera rien.

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