L’assistante, cette grande absente des organigrammes et pourtant…

L’assistante, cette grande absente des organigrammes et pourtant…

« Discrète, efficace et invisible « , précise-t-on souvent à propos de cette collaboratrice bien souvent absente des organigrammes. Pourtant, le pouvoir de l’assistante de direction existe : c’est elle qui connaît le mieux le grand patron et souvent, le bras droit du PDG vient la consulter pour savoir si c’est le bon moment pour aborder avec lui tel ou tel sujet.

Ces assistantes sont à ce point indispensables qu’elles en viennent à former avec leur patron des binômes indissociables l’un de l’autre. « Nombre de grands dirigeants demandent à prendre un nouveau poste, accompagnés par leur assistante « , confirme Diane Segalen, fondatrice du cabinet de chasse de têtes Segalen & Associés. Viviane Cladera confirme ; elle forme avec Michel Pébereau, le président d’honneur de BNP Paribas, un binôme professionnel d’une longévité record de… trente-huit ans.

Quand l’assistante gère la vie personnelle de son boss

Et puis, l’assistante sait se rendre irremplaçable. Finie l’époque de la secrétaire cantonnée à un rôle de sténo-dactylo. Voici venue la super organisatrice qui décharge son directeur de toutes les tâches administratives et secondaires. « Filtrer le courrier et les mails, organiser les rendez-vous et les déplacements… la vie de son boss ne se règle pas sans elle. »
L’assistante est d’autant plus essentielle qu’elle est la seule à pouvoir dégager la plage de temps nécessaire à une affaire privée. Car les outils technologiques ont beau faciliter l’autonomie du patron, ils ne le déchargent pas de toute intendance, comme le fait une assistante. Cette perle rare a une forte capacité de travail et sait créer de l’harmonie ; c’est la personne intelligente, capable de donner un feedback sur l’ambiance et de dire attention, là, ça ne va pas.».
Indispensable, la fonction d’assistante peut se valoriser. Le tutorat peut être un excellent moyen. « Être utile aux autres en transmettant mes compétences m’a également permis de renforcer mon assurance témoigne Véronique sur demos.fr, C’est une très belle aventure professionnelle et j’en suis fière même si j’ai parfois l’impression que les spécificités de ce métier multi-facettes sont méconnues. » Assister efficacement son manager et lui faire gagner du temps sont des points incontournables où savoir-faire, savoir-agir et savoir-être sont fondamentaux. Une formation assistante est une belle opportunité pour développer son professionnalisme.
Pour elle, le défi majeur est de réussir à articuler son rôle de tuteur et sa fonction principale de responsable d’une équipe d’assistantes. Responsabiliser l’apprenti(e), formuler des objectifs précis à atteindre, lui faire appliquer les règles et les procédures en vigueur, recadrer son travail avec doigté : tels sont les défis quotidiens du tuteur en entreprise.
« Cela exige une très bonne gestion des priorités. On se sent parfois seule mais cela oblige à prendre des décisions, à être réactive et à aller de l’avant. »

Photo AMC
Sources : Les Echos, demos.fr

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