Monthly Archives:février 2017

L’assistante, cette grande absente des organigrammes et pourtant…

« Discrète, efficace et invisible « , précise-t-on souvent à propos de cette collaboratrice bien souvent absente des organigrammes. Pourtant, le pouvoir de l’assistante de direction existe : c’est elle qui connaît le mieux le grand patron et souvent, le bras droit du PDG vient la consulter pour savoir si c’est le bon moment pour aborder avec lui tel ou tel sujet.

Ces assistantes sont à ce point indispensables qu’elles en viennent à former avec leur patron des binômes indissociables l’un de l’autre. « Nombre de grands dirigeants demandent à prendre un nouveau poste, accompagnés par leur assistante « , confirme Diane Segalen, fondatrice du cabinet de chasse de têtes Segalen & Associés. Viviane Cladera confirme ; elle forme avec Michel Pébereau, le président d’honneur de BNP Paribas, un binôme professionnel d’une longévité record de… trente-huit ans.

Quand l’assistante gère la vie personnelle de son boss

Et puis, l’assistante sait se rendre irremplaçable. Finie l’époque de la secrétaire cantonnée à un rôle de sténo-dactylo. Voici venue la super organisatrice qui décharge son directeur de toutes les tâches administratives et secondaires. « Filtrer le courrier et les mails, organiser les rendez-vous et les déplacements… la vie de son boss ne se règle pas sans elle. »
L’assistante est d’autant plus essentielle qu’elle est la seule à pouvoir dégager la plage de temps nécessaire à une affaire privée. Car les outils technologiques ont beau faciliter l’autonomie du patron, ils ne le déchargent pas de toute intendance, comme le fait une assistante. Cette perle rare a une forte capacité de travail et sait créer de l’harmonie ; c’est la personne intelligente, capable de donner un feedback sur l’ambiance et de dire attention, là, ça ne va pas.».
Indispensable, la fonction d’assistante peut se valoriser. Le tutorat peut être un excellent moyen. « Être utile aux autres en transmettant mes compétences m’a également permis de renforcer mon assurance témoigne Véronique sur demos.fr, C’est une très belle aventure professionnelle et j’en suis fière même si j’ai parfois l’impression que les spécificités de ce métier multi-facettes sont méconnues. » Assister efficacement son manager et lui faire gagner du temps sont des points incontournables où savoir-faire, savoir-agir et savoir-être sont fondamentaux. Une formation assistante est une belle opportunité pour développer son professionnalisme.
Pour elle, le défi majeur est de réussir à articuler son rôle de tuteur et sa fonction principale de responsable d’une équipe d’assistantes. Responsabiliser l’apprenti(e), formuler des objectifs précis à atteindre, lui faire appliquer les règles et les procédures en vigueur, recadrer son travail avec doigté : tels sont les défis quotidiens du tuteur en entreprise.
« Cela exige une très bonne gestion des priorités. On se sent parfois seule mais cela oblige à prendre des décisions, à être réactive et à aller de l’avant. »

Photo AMC
Sources : Les Echos, demos.fr

Texte MADE IN VO

Au bureau, éliminez les obstacles !

Rien ne doit entraver votre plaisir à travailler, et surtout pas des meubles mal agencés ou des objets placés n’importe comment ! A fortiori ceux pouvant générer chez vous des pensées négatives.

Pour favoriser encore plus la bonne circulation de l’énergie, rapprochez les dossiers qui se trouvent de l’autre côté de la pièce, enlevez systématiquement ce qui entrave l’accès à poste de travail ; corbeille à papier, casier mal positionné… Sans oublier les fils électriques. Que rien ne vienne gêner la réalisation de vos projets. Brochez les fils disgracieux sous le bureau ou dissimulez-les sous un petit tapis pour éviter de trébucher dessus, ou d’y coincer votre chaise. Si vous avez, sur votre table, un système de classeurs ou des boîtes de courrier, vous pouvez cacher les fils en dessous ou alors derrière.

« On a tendance à l’oublier, appuie Philippe Jordna d’Ormepo , et pourtant l’électrification est aussi l’un des paramètres clés du confort au bureau. La multiplication des fils d’ordinateur et des périphériques autour de soi accentue le stress. Ormpeo préconise par conséquent une connectique intégrée aux plans de travail, à prévoir le plus tôt possible lors de l’aménagement.
Il ne faut pas hésiter à compenser l’hyper-technologie du matériel informatique par des matériaux naturels ou nobles, par des plantes, des pierres.
Enfin, effacez les preuves de vos échecs passés : les dossiers que vous avez abandonnés ne doivent plus être visibles afin de ne pas entraver l’éclosion des idées neuves. En clair, le sentiment premier qui doit venir dès que vous franchissez la porte de bureau, c’est la motivation. Ensuite, l’atmosphère doit vous amener à la réflexion et la réalisation.
Attention également aux images qui vous entourent : avez-vous le sentiment que les tableaux, images, et publicités vous agressent ? Y a-t-il des objets éveillant en vous des pensées négatives ?
Si vous voulez jouer à fond le jeu du Feng Shui, accrochez une représentation de montagne, symbolisant le soutien et la protection, mais gare aux sommets trop pointus. Face à vous, optez pour un tableau représentant un paysage ouvert pour inviter les nouvelles opportunités à se présenter.

Interdits et recommandations du Feng Shui au bureau :

Ne pas travailler face face

Ne pas se placer face au mur ; de façon générale, évitez d’avoir devant vous le moindre obstacle susceptible de freiner l’énergie, et privilégiez un espace dégagé devant le poste de travail.

Si la porte d’entrée du bureau est dans votre champ de vision, votre attention sera plus soutenue. Asseyez-vous dos au mur pour avoir un support solide derrière vous.

Ne vous installez pas face à un angle ou sous une poutre. Dans le Feng Shui, ils sont considérés comme néfastes pour la bonne circulation de l’énergie.

Levez-vous et déplacez-vous régulièrement
Photos Thinkstock